プライバシーポリシー
個人情報保護方針
当社では、お客様、お取引先及び当社役職員からお預かりしたすべての個人情報を保護することが当社の社会的責任であると認識しております。個人情報はきわめて重要な情報であると考え、次の事項を含む個人情報保護方針を定め、全社員が個人情報保護の重要性を認識し、その管理及び取り扱いを適切に行えるよう、個人情報の保護に関する教育や啓発に努めてまいります。
- １．個人情報を取得させていただく場合には、あらかじめ利用目的を明示し、その目的の範囲内に限り、個人情報を利用します。あらかじめ同意を得た場合を除き、利用目的以外において個人情報を利用いたしません。そのために、従事者等の教育及び定期的監視を実施いたします。
- ２．取得させていただいた個人情報は、ご本人の同意を得ている場合や法令に基づく場合等を除き、第三者に提供することはいたしません。
- ３．すべての事業で取扱う個人情報の取扱いに関し、「個人情報の保護に関する法律」、「行政手続における特定の個人情報を識別するための番号の利用等に関する法律」、「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」、国が定める指針及びその他の規範を遵守いたします。
- ４．取得した個人情報を適切に管理するために、個人情報への不正アクセス及び個人情報の紛失、改ざん、漏えい等の危険に対し、適切で合理的な安全対策及び是正を実施いたします。
- ５．個人情報の取扱いに関する苦情および相談を受けた場合は、適切かつ迅速に対応いたします。
- ６．当社は、個人情報の取扱いに関する法令その他の規範を遵守するとともに、個人情報保護に関する社内規定を作成し、その内容を継続的に見直して改善いたします。
制定日：2012年10月1日
改定日：2017年6月15日
小倉興産株式会社
代表取締役 福井 正一
個人情報、個人番号及び特定個人情報の取扱いについて
小倉興産株式会社
個人情報保護管理者
代表取締役
当社は、個人情報、個人番号及び特定個人情報（以下「特定個人情報等」）を正確かつ最新の内容に保つように努めるとともに、不正なアクセス、改ざん、漏洩、滅失及び毀損から保護するため、必要かつ適切な安全管理処置を講じます。また法令で別段の定めがある場合を除き、利用目的達成後は個人情報、特定個人情報等を遅延なく消去します。
- １．個人情報、特定個人情報等の利用目的について
- (1)個人情報の利用目的
- ① 取引先に関する情報
・受発注、請求、支払い業務のため 。
・業務連絡、緊急連絡のため。
・受託業務（不動産事業、総合ビルメンテナンス等）の業務履行のため。
- ② 従業員に関する情報（保有個人データ）
・労務管理、人事管理、給与支払い、労働安全管理（労働安全法に基づく健康診断の機微な
情報を含む）、税務処理等の法定上の届出のため。
・応募者の採用の検討・決定、連絡のため。
- ③ マンション管理に関する情報
・入居者への業務連絡、緊急連絡のため。
・管理組合から委託される共益費等の請求業務のため。
- (2)特定個人情報等の利用目的
① 役職員（扶養家族を含む）に係る以下各項の個人番号関係事務の履行のため
・給与所得、退職所得の源泉徴収票作成事務
・雇用保険届出事務
・健康保険、厚生年金保健届出事務
・持株会に関する法定調書の作成・提供事務
② 役職員の配偶者に係る以下の個人番号関係事務の履行のため
・国民年金の第３号被保険者の届出事務
③ 役職員以外の個人に係る以下各項の個人番号関係事務の履行のため
・報酬、料金等の支払調書作成事務
・配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成事務
・不動産の使用料等の支払調書作成事務
・不動産の譲受けの対価の支払調書作成事務
- ２．個人情報の安全管理について
・当社は、管理責任者を置き、個人情報に関する法令・社内規程などを遵守するとともに、
お客さまの個人情報の取扱いについて細心の注意を払っています。
・収集した個人情報は、個人情報保護法に基づき、不正アクセス、紛失、破壊、改ざんおよび
漏洩などの予防に努め厳正な管理をしています。
・個人情報保護に関する社内規程を整備するとともに従業員等に対して適切な教育・研修を
実施しています。
・委託先への個人情報の提供については、個人情報保護法に基づき、安全管理措置を十分に講じ、
適切な監督をしています。
・定期的に適切な監査を行い、個人情報保護に係るマネジメントシステムを見直し、
継続的な改善に努めています。
- ３．個人情報並びに特定個人情報等の提出の任意性
個人情報並びに特定個人情報等のご提出はお客様及び当社役職員の任意となりますが、必要な情報をご提出いただけない場合は、ご希望の当社サービスのご提供・お取引等が受けられない場合がございますので、予めご了承下さい。
- ４．個人情報並びに特定個人情報等の第三者への提供・開示について
当社は、あらかじめ同意を得た場合を除き、利用目的以外において個人情報を第三者に提供・開示することはありません。ただし、以下の場合には個人情報を提供・開示することがあります。なお、ご本人の事前同意があっても特定個人情報等の第三者提供ができないことに留意致します。
・法令に基づき開示請求があった場合。
・個人や当社の権利、財産、安全などを保護するために必要であると判断した場合。
・公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、
本人の同意を得ることが困難であるとき。
・国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を
遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより
当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき。
・ご本人から同意をいただいた場合（特定個人情報等の第三者提供を除く）
・ご本人個人を識別することができない状態での開示
・利用目的の達成に必要な範囲で、業務委託先に開示する場合
- ５．個人情報並びに特定個人情報等の第三者への委託について
当社は、個人情報並びに特定個人情報等に関する機密保持契約を締結している業務委託会社に対して、第1項の利用目的の達成に必要な範囲内で外部業者へ個人情報並びに特定個人情報等を委託する場合があります。
この場合には十分な保護水準を備えている委託先を選別し、漏洩や提供を防止するために契約による義務づけ等の方法により、適切な管理を実施します。
- ６．保有個人データの開示等の手続きについて
- (1) 保有個人データの開示等について
当社は、ご本人から所定の方法にて、当該本人が識別される保有個人データの開示・訂正・削除・利用停止等（以下「開示等」といいます）又は第三者提供記録の開示の請求を受けた場合、請求者がご本人であることを確認させて頂いた上で、法令によって特別の手続が定められている場合を除き、本人に対し、遅滞なく、電磁的記録の提供も含めて当該本人が指定した方法（当該方法による開示に多額の費用を要する場合その他の当該方法による開示が困難である場合にあっては、書面の交付による方法）によって合理的な期間及び範囲で対応を致します。但し、以下に記載する場合は非開示とさせていただきます。非開示を決定した場合は、その旨理由を付して通知させていただきます。
・保有個人情報のご本人であることが確認できない場合
・代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
・申込書面に不備があった場合や、当社の受付方法に従ったご請求でない場合
・開示等の求めの対象が保有個人データに該当しない場合
・本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
・当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
・他の法令に違反することとなる場合
・その他、個人情報保護法に基づき開示等の義務を負わない場合
- (2) 開示等の請求方法
保有個人データについて、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加、削除、利用の停止、消去または提供の拒否（以下、「開示等」といいます。）の請求は、所定の申請書（ PDF：ダウンロード用）に必要事項を記入いただいた上で、本人確認に必要な資料とともに、下記の請求先までご郵送ください。
なお、ご提出いただきました書類につきましては返却いたしませんので、ご了承ください。
（開示等の請求先）
〒802-0001
北九州市小倉北区浅野二丁目14番1号 ＫＭＭビル4階
小倉興産株式会社 管理部 お問い合せ相談窓口 宛
■申請書のダウンロードはこちら
- （3）本人確認の方法
（本人確認のための書類）
開示等の請求される方が本人であることを確認するために、下記の書類のいずれかの写しを1通同封してください。（開示請求する方の現住所が確認できるもので、本籍地は黒く塗りつぶしてください。）
①運転免許証
②パスポート
③健康保険証
④その他本人確認できる公的書類
（代理人確認のための書類）
開示等の請求を代理人によって請求される場合は、 「本人確認のための書類」 に加えて、下記Aの書類のいずれかの写しを1通同封してください。 （現住所が確認できるもので、本籍部分は黒塗りしてください。）
A.代理人確認のための書類
①戸籍謄本または戸籍抄本
②健康保険証
③登記事項証明書等その他法定代理人権の確認ができる公的書類
④その他本人確認できる公的書類
※開示等の請求をする日前30日以内に作成されたものに限ります。
B.本人が委任した代理人の場合
①委任状（ご請求の署名捺印）1通
②委任状に押された本人の印鑑と同一印影の印鑑証明 1通
③代理人を確認するための書類
※提出書類に不備もしくは不明点がある場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にご提示いただけない場合は、開示等の求めがなかったものとしてご送付いただいた書面を返送させていただきます。
- （4）手数料
利用目的の通知と開示請求については、手数料として1件につき金500円をご負担いただきます。申請書類の郵送時に切手500円分を同封してください。
- （5）その他の注意事項
・個人情報保護法、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する
法律上対応を要しない場合、所定の書類に不備があった場合等には、開示等の請求に
対応できないこともあります。
・開示等の請求にともない取得した個人情報は開示等の請求の対応に必要な範囲でのみ
取り扱うものとします。
開示等の請求に際しご提出いただいた書面は返却いたしかねます。
・個人情報の消去請求の場合において、当該保有個人データを消去させていただいたときでも、
保有個人データの消去請求の申請書、本人確認の書面、回答書の写しは保管させていただきます。
・個人情報の利用もしくは消去、または第三者への提供停止の請求の結果、当該の個人情報に
対するサービス等はご利用いただけなくなることをあらかじめご承知おきください。
- ７．個人情報並びに特定個人情報等の取扱い
個人情報並びに特定個人情報等の取扱いに関するご相談や苦情などございましたら、下記のお問い合せ先までご連絡ください。
- ８．個人情報に関するお問い合せ先
小倉興産株式会社 管理部 お問い合せ相談窓口 宛
TEL：093-511-4300（直通）
